納期遅れの連絡への返信メール
最終更新 ・ 約6分
「申し訳ありません、納期が数日遅れそうです」というメールが届いたとき、返信の一言目で迷います。
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強く言っても納期は戻りませんが、「大丈夫です」とだけ返すと、結局いつ届くのか分からないまま自分の予定が崩れます。この記事は、遅れの連絡を受けた側が書く返信をまとめたものです。相手を追い込まずに新しい日付を確定させる順番と、状況別の例文を用意しました。○○の部分を自分の状況に置き換えれば、そのまま使えます。
この記事が想定している場面
自分が発注した側で、「納期が遅れる」という連絡を受けた場面です。相手は、仕入先・制作会社・外注先・社内の別部署などです。読んでいるのは、その納品を待っていて、社内や自社のお客様にも予定を伝えてしまっている担当者です。
困るのは、相手のメールに必要なことが書かれていないことが多い点です。「少し遅れます」「できるだけ早く出します」では、自分の社内に説明できません。返信で埋めるべき空欄は決まっているので、それを順番に聞いていきます。
返信で埋める5つの空欄
5つを1通で全部聞くと、詰問に見えることがあります。急ぎ具合によっては、日付だけ先に聞いて、理由は後から聞く順番でもかまいません。
- 新しい納期の日付。「来週中」ではなく○月○日の形で
- その日付は確定か、見込みか
- 遅れるのは全部か、一部か。一部なら、先に出せるものは何か
- 遅れた理由。同じことがまた起きそうかを判断する材料になる
- 次に連絡をもらう日。動きがなくても一報をもらう約束をしておく
返信の骨組み（この順番で書く）
3と4を逆にすると、自社の都合を先に押し付ける形になります。先に聞いて、次に自分の期限を伝える順番にします。
- 連絡をもらったことへの一言。相手は言いにくいことを伝えてきている
- 受け止めの一文。ここに責める言葉を入れない
- 確認したいことを箇条書きで
- 自社側の事情。いつまでに必要か、それはなぜか
- 次のやり取りの約束。いつ返事をもらうか
- 結び
状況別の例文（そのままコピーして使えます）
1. 新しい納期が書かれているとき
○○様 お世話になっております。○○の○○です。 ご連絡ありがとうございます。○月○日納品とのこと、承知しました。 1点だけ確認させてください。この日付は確定という理解でよろしいでしょうか。社内の予定を組み直すため、確定か見込みかだけ教えていただけると助かります。引き続きよろしくお願いいたします。
受け入れる場合でも、確定か見込みかは確認します。ここが曖昧なまま社内に報告すると、後でもう一度説明し直すことになります。
2. 新しい納期が書かれていないとき
○○様 お世話になっております。○○の○○です。 ご連絡ありがとうございます。状況は承知しました。 恐れ入りますが、現時点で見込める納品日を○月○日までにお知らせいただけると助かります。日付が固まっていない段階でも、「○月○日時点でここまで進んでいる」という見通しで構いません。こちらも社内および関係先への連絡が必要なため、分かり次第お知らせいただけますと助かります。
「できるだけ早く」への返信は、日付を出してもらう依頼に変えます。日付が出せない相手のために、見通しでよいと書き添えておきます。
3. その納期では自社が間に合わないとき
○○様 お世話になっております。○○の○○です。 ご連絡ありがとうございます。事情は承知しました。一方で、○月○日に○○（社内の締め切り・お客様への提出など）が控えており、そのままの日程では間に合わない状況です。 つきましては、次のいずれかでご検討いただけないでしょうか。 ・○○の部分だけ○月○日までに先にいただく ・仕上げ前の状態でかまわないので、一度○月○日に共有いただく 難しい場合は、対応できる範囲をお知らせいただければ、こちらで調整いたします。よろしくお願いいたします。
「間に合いません」で止めず、分けて受け取る案を出します。相手も全部を早めるのは無理でも、一部なら動かせることがあります。
4. 遅れが続いているとき
○○様 お世話になっております。○○の○○です。 ご連絡ありがとうございます。○月○日納品の件、承知しました。 日程の変更が続いているため、進め方を一度整理したく、お時間をいただけないでしょうか。次回以降は、遅れが見込まれた段階で一度ご連絡いただけると、こちらも早めに手を打てます。週に一度、○曜日に状況だけ共有いただく形でもかまいません。ご負担の少ない方法をご相談させてください。
過去の遅れを責めるのではなく、次の連絡の仕方を決めます。自分が手を打てる時間が増えます。
やりがちな書き方と、その直し方
「至急お願いします」だけを書く
いつまでに、何のために必要かを書きます。「○月○日の○○に使うため、それまでにいただけると助かります」に変えると、相手は社内で優先順位を上げる理由を説明できます。
感情をそのまま書く
避けたい書き方は「どうなっているんですか」「困ります」です。「○月○日の○○に影響が出るため、現時点の見込みを教えてください」に変えます。感情を書いても日程は戻りません。相手が答えられる質問に変えたほうが、返事が早く返ってきます。
「了解しました」だけで終える
何を了解したのかを1行足します。「○月○日納品で承知しました」と書いておくと、後で認識が食い違ったときに、このメールが確認の材料になります。
社内に共有しないまま返信する
返信の前に、社内の誰の予定に影響が出るかだけ先に確認します。相手に日付を聞いてから社内に回すと、社内の事情を後出しすることになり、相手ともう一往復増えます。
書いた返信を送る前の2ステップ
例文の○○を自分の状況に置き換えると、その部分だけ普段のしゃべり言葉が混ざります。遅れのやり取りは社内で転送されたり、後から見返されたりすることが多いので、文面は整えておくほうが安全です。
1つ目の手順は、書き換えた文章を敬語変換に通すことです。貼り付けるだけで、丁寧語・尊敬語・謙譲語の使い分けや、不自然な言い回しを直した全文が出ます。急いで書いた返信ほど、ここで形が整います。ただし、相手を責める内容になっていないかは自分で読み返してください。ツールが直すのは言葉の形で、内容の角までは判断しません。
2つ目は、送信の直前に文章校正に通すことです。誤字脱字と、読みにくい言い回しを指摘します。日付と品名が何度も出てくる返信なので、送る前にもう一度通す手順を挟んでおくと、書き間違いが減ります。日付そのものが合っているかは、相手のメールと突き合わせて自分で確認します。
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