日程調整メールへの返信｜候補日に答える・出し直す4パターンと例文
「○日か○日でご都合はいかがでしょうか」というメールに、返信を書こうとして手が止まることがあります。候補日を見た瞬間は行けそうだと思っても、上司の予定や会議室を押さえるまでは確定と書けません。全部都合が悪いときは、どう伝えて代わりの日を出すかで迷います。この記事は、打ち合わせの候補日をもらった側が書く返信をまとめたものです。日程を確定させる書き方、代案の出し方、こちらの都合で変えてもらうときの頼み方を、そのまま使える例文にしました。○○の部分を自分の予定に差し替えれば、そのまま送れます。
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この記事が想定している場面
取引先や社内の別部署から、打ち合わせ・商談・面談の候補日が送られてきた場面です。読んでいるのは、その打ち合わせに出る本人か、上司や他部署の予定も押さえたうえで返事をする担当者です。
難しいのは、自分ひとりで決められないことが多い点です。上司の予定、会議室、先方の人数、対面かオンラインか。これらが分からないまま「○日でお願いします」と返すと、あとから変更のお願いをもう一通送ることになります。返信の前に見る項目を決めておくと、この往復が減ります。
返信の前に確認する4つ
前の2つは自分で調べれば分かります。残りは相手に聞くことになりますが、聞くこと自体は返信を遅らせる理由になりません。日程の返事と一緒に、1通で聞けば済みます。
- 自分以外に出る人がいるか。いるなら、その人の予定を先に押さえる
- 所要時間。相手のメールに書かれていなければ、返信で「○分ほど」と自分から書く
- 対面かオンラインか。対面なら場所、オンラインなら会議のURLをどちらが出すか
- 先方の返信期限があるか。ほかにも出席する人がいるなら、誰が参加するか
返信の骨組み（この順番で書く）
2を先に書くのは、相手がこのメールを開く目的が「日が決まったかどうか」だからです。確認したいことから書き始めると、日程が決まったのかどうかが読み取れません。
相手は候補日を空けて待っています。返事が遅れるほど、その枠は他の予定で埋まることがあります。決まっていなくても、いつ返事をするかだけ先に送る形が使えます。
- 1. 候補日をもらったことへの一言
- 2. 結論。どの日にするか、または全部難しいか
- 3. 決められない場合は、いつまでに返事をするか
- 4. 確認したいこと（出席者・所要時間・場所やURL）
- 5. 結び
状況別の例文（そのままコピーして使えます）
1. 候補日の中から1つで確定する
○○様
お世話になっております。○○の○○です。
日程のご連絡、ありがとうございます。○月○日（○）14時からでお願いいたします。
当日は弊社から2名で伺います。所要時間は1時間ほどを見込んでおりますが、お時間が前後するようでしたらお知らせください。
よろしくお願いいたします。
日付には曜日を添えます。やり取りが続くと、日付だけでは書き間違いに気づきにくくなります。出る人数も先に書いておくと、相手が部屋や資料を用意できます。
2. 候補日が全部合わないとき
○○様
お世話になっております。○○の○○です。
日程のご連絡ありがとうございます。あいにく、いただいた候補日はいずれも先約があり、お時間をいただくことが難しい状況です。
恐れ入りますが、こちらから候補を挙げさせてください。
・○月○日（○）10時〜12時
・○月○日（○）終日
・○月○日（○）15時以降
上記のうち、ご都合のよい日時をお知らせいただけますと助かります。よろしくお願いいたします。
都合が悪いとだけ返すと、相手がもう一度候補を組み直すことになります。合わないときは代わりの候補を同じメールで出すと、やり取りが1往復で終わりやすくなります。終日・15時以降のように幅のある書き方を混ぜておくと、相手が選びやすくなります。
3. すぐに返事ができないとき
○○様
お世話になっております。○○の○○です。
日程のご連絡、ありがとうございます。上司の予定を確認のうえ、○月○日までに改めてご連絡いたします。
なお、いただいた候補のうち○月○日（○）は、こちらとしては問題なくお受けできます。ほかの日も含めて確認いたしますので、お時間をいただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
確認に時間がかかるときも、返事の予定日だけ先に送ります。今の時点で押さえられる日が1つでもあれば、それも書いておくと、相手はその枠を空けたまま待てます。
4. 一度決まった日程を、こちらの都合で変えてもらう
○○様
お世話になっております。○○の○○です。
○月○日（○）にお打ち合わせのお時間をいただいておりましたが、急なお願いとなり、誠に申し訳ございません。こちらの都合により、日程を変更していただけないでしょうか。
差し支えなければ、下記のいずれかでご調整をお願いできますと助かります。
・○月○日（○）午前
・○月○日（○）14時以降
ご都合が合わないようでしたら、改めて候補をいただけますと幸いです。よろしくお願いいたします。
変更をお願いするときは、理由を細かく書くより、代わりの候補を出すほうが相手は動きやすくなります。理由は「こちらの都合により」で足りることが多く、どこまで書くかは相手との関係で変わります。
やりがちな書き方と、その直し方
「いつでも大丈夫です」と返す
相手はもう一度候補を考えることになります。「○月○日（○）の午後であれば、どの時間でもお受けできます」のように、日付と時間帯まで書きます。本当に空いている場合でも、範囲を区切ったほうが決まりやすくなります。
日付だけ書いて曜日を書かない
「○日でお願いします」は、月をまたぐやり取りで読み違いが起きます。「○月○日（○）14時から」と、月・日・曜日・開始時刻をそろえて書きます。決まったあとの確認メールでも、同じ形で書いておくと安全です。
都合が悪いことだけを伝える
避けたい書き方は「その週は難しいです」です。「その週は終日予定が入っております。翌週の○月○日（○）、○月○日（○）でしたらお受けできます」に変えます。相手が次の一手を打てる情報を添えます。
返事を保留にしたまま置く
社内の確認が終わるまで返信しないでいると、相手は候補日を空けたまま待ちます。確認中であることと、返事をする日だけを先に送れば、相手は他の予定を入れる判断ができます。
受けるつもりのない打ち合わせの日程を調整する
日程の相談に見えても、提案そのものを受ける予定がないときは、日程を調整せずに断るほうが、お互いに余計な時間を使わずに済みます。断り方は断りの返信メールのガイドにまとめています。
書いた返信を送る前の2ステップ
例文の○○を自分の予定に置き換えると、日付と時間の部分だけ書き足す形になります。急いで打つほど、助詞の抜けや二重敬語が混ざります。日程のメールは相手の社内で転送され、そのまま予定として登録されることもあるので、文面は整えておくほうが安全です。
1つ目の手順は、書き換えた文章を敬語変換に通すことです。文章を貼り付けると、丁寧語・尊敬語・謙譲語の使い分けや、不自然な言い回しを直した全文がすぐに出てきます。日程の依頼は、丁寧に書こうとして回りくどくなりがちな場面なので、ここで形を整えます。
2つ目は、送る直前に文章校正に通すことです。誤字脱字と、読みにくい表現を指摘します。ただし、日付と曜日が合っているかはツールでは判断できません。カレンダーと突き合わせて自分で確認してください。曜日の書き間違いは、当日まで誰も気づかないことがあります。
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よくある質問
- Q. 候補日はいくつ返すのがよいですか？
- A. 決まった数はありません。3つ前後を出して、それぞれに幅（午前・15時以降など）を持たせると、相手が選びやすくなります。候補が1つしかないときは、その旨を書いて、合わない場合は候補をもらう形にしておくと、やり取りが止まりません。
- Q. 日程が決まったあと、確認のメールは送ったほうがよいですか？
- A. 相手が「○月○日（○）14時で確定します」と書いてきた場合、それ以上返さない人もいます。ただ、日時・場所・出席者・オンラインのURLのうち、決まっていない項目があるなら、そこだけ確認する返信を送っておくと当日に慌てません。社内のカレンダーに登録した時点で、相手にも招待を送る運用にしている会社もあります。
- Q. 直前に日程を変えてもらうとき、メールだけでよいですか？
- A. 相手の予定が動く話なので、当日や前日に近いほど、電話で一報を入れてからメールを送る形にしている会社もあります。どちらにしても、変更後の候補と、決まったことはメールに残しておくと、行き違いが起きません。