面接日程の連絡メールへの返信｜応募者が送る例文4本と確認する項目
「書類選考の結果、面接にお進みいただきたく、ご都合のよい日程をお知らせください」というメールは、届いた瞬間はうれしくても、返信を書く段になると手が止まります。候補日のどれかを選べばよいのか、在職中で平日の昼は動けないと書いてよいのか、持ち物を聞いてよいのか。この記事は、応募した会社から面接の候補日を受け取った側が書く返信をまとめたものです。候補日で確定する、全部合わないので代案を出す、時間帯の希望を伝える、確定後に持ち物を確認する、の4つに分けて例文を載せています。面接に進んだ人が、その日のうちに返せる形にしました。
この記事で扱う場面と、扱わない場面
扱うのは、応募先の会社（人事や採用担当）から面接の候補日、または「ご都合のよい日をお知らせください」という連絡が届き、応募者が返信を書く場面です。転職サイトから直接応募した場合も、企業とメールで直接やり取りする段階になれば同じ形が使えます。
エージェント経由の応募では、日程の調整をエージェントが代わりに行うことがあります。その場合は返信の宛先がエージェントになりますが、書く中身（候補日への答え・希望の時間帯）は変わりません。
扱わないのは、取引先との打ち合わせの候補日への返信（日程調整メールへの返信にまとめています）と、面接が終わったあとのお礼メール（お礼メールの敬語例文の「面接後のお礼」の項にあります）です。
返す前に手元で確認すること
在職中の人にとって難しいのは3つ目です。会社を休める日が限られている場合、候補日を選ぶ前に休める日を先に決めておくと、返信の中で「この日なら確実」と書けます。
- 相手のメールに候補日があるか、こちらから候補を出す形か。前者なら選ぶだけ、後者なら3つほど出す
- 面接の形式。対面なら会場までの移動時間、オンラインなら使うツールと接続の準備
- 在職中なら、有給か半休を取れる日、または始業前・終業後に間に合う時間帯
- 所要時間。書かれていなければ、返信で聞く
- 返信の期限。「○日までにご返信ください」があれば、その日より前に返す
メールに入れる順番
件名は相手が付けたものを変えず、返信の「Re:」のままにします。採用担当は複数の応募者と同時にやり取りしていることがあるので、件名が変わると、元のやり取りと結びつけにくくなります。
連絡先を最後に置くのは、面接の前日や当日に電話で確認が入ることがあるためです。携帯の番号と、出られない時間帯があればそれも書いておくと、行き違いが減ります。
- 1. 連絡へのお礼と、面接に進めることへの一言
- 2. 結論。どの候補日にするか、または希望する日時
- 3. 確認したいこと（形式・所要時間・持ち物）があれば短く
- 4. 結び。当日を楽しみにしている旨
- 5. 氏名と連絡先（電話番号は日中つながるもの）
例文4本
1. 候補日の中から1つ選んで確定する
○○株式会社 人事部 ○○様
お世話になっております。○○職に応募しております○○ ○○です。
面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。ご提示いただいた候補のうち、○月○日（○）14時からでお願いいたします。
当日は貴社○○オフィスに伺います。ご案内いただいた持ち物のほかに必要なものがございましたら、お知らせください。
お会いできることを楽しみにしております。よろしくお願いいたします。
○○ ○○
電話：○○-○○○○-○○○○
メール：○○@○○.○○
1つに絞って書くと、相手はそのまま確定できます。「○日か○日ならどちらでも」と書くと、決める作業が相手に戻ります。1つ選ぶ、場所の確認、結びの順で、本文は4文ほどで足ります。
2. 候補日が全部合わないので、代わりの日を出す
○○株式会社 人事部 ○○様
お世話になっております。○○職に応募しております○○ ○○です。
面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。せっかくご提示いただいたにもかかわらず、あいにく現職の業務の都合で、いずれの日も伺うことが難しい状況です。
勝手を申し上げて恐縮ですが、下記のいずれかでご調整いただくことは可能でしょうか。
・○月○日（○）10時〜12時
・○月○日（○）15時以降
・○月○日（○）終日
上記で難しい場合は、改めて候補をいただけますと幸いです。お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。
○○ ○○
電話：○○-○○○○-○○○○
メール：○○@○○.○○
理由は「現職の業務の都合」で足ります。細かい事情より、代わりの候補を3つ出すほうが相手は組み直しやすくなります。候補には時間の幅を付けると、面接官の予定と合いやすくなります。
3. 在職中で、面接できる時間帯の希望を伝える
○○株式会社 人事部 ○○様
お世話になっております。○○職に応募しております○○ ○○です。
面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。
現在在職中のため、平日は18時以降、または土曜日であれば伺えます。平日の日中をご希望の場合は、○月○日（○）と○月○日（○）は休暇を取得できます。上記の範囲で、ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
○○ ○○
電話：○○-○○○○-○○○○
メール：○○@○○.○○
在職中であることは、隠さず書いて構いません。平日の日中に動けない理由として伝わります。可能な時間帯と、休暇を取れる日を分けて書くと、相手は2通りの選択肢から組めます。夜間や休日の面接に対応するかは会社によるので、対応できない場合に備えて、休暇を取れる日も併記します。
「いつでも」とだけ書くと、動けない平日の日中に候補が来て、やり取りが1往復増えることがあります。
4. 日程が確定したあと、持ち物と当日の流れを確認する
○○株式会社 人事部 ○○様
お世話になっております。○○ ○○です。
○月○日（○）14時からの面接のご案内、ありがとうございます。日時を承知いたしました。
当日に向けて、2点確認させてください。
・持ち物：履歴書と職務経歴書は既にお送りしておりますが、当日も持参が必要でしたらお知らせください
・当日の流れ：対面と伺っておりますが、受付での手続きや集合場所のご指定がございましたらご教示いただけますと幸いです
お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
○○ ○○
電話：○○-○○○○-○○○○
メール：○○@○○.○○
確定の返事と一緒に聞く形が自然ですが、確定のメールを送ったあとに気づいたときは、この形で1通追加します。持ち物と集合場所は、面接の案内メールに書かれていることもあるので、聞く前にもう一度読み返します。
送ってから気づきやすい失敗
候補日を選んだのに、時間を書かない
「○日でお願いします」だけでは、相手が提示した時間帯のどれを指すのか伝わらないことがあります。日付・曜日・開始時刻をそろえて書きます。
在職中の都合を伏せて、あとから変更を頼む
休めない日を選んでしまい、確定後に変更を頼むと、選考の途中で変更のお願いを1通増やすことになります。休める日を先に確かめてから返します。
エージェント経由なのに、企業に直接返信する
エージェントを通した応募では、日程のやり取りもエージェントが窓口になっていることがあります。企業から直接メールが届いた場合でも、エージェントに一報を入れておくと、二重の連絡を防ぎやすくなります。
返信を翌日以降に回す
候補日は他の応募者にも提示されていることがあります。すぐに決められないときも、「○日までにご返信します」の1通を先に送る形が使えます。
署名に連絡先がない
応募書類に書いてあっても、メールの署名に電話番号がないと、当日の急な連絡で相手が書類を探す手間が増えます。署名は4本の例文と同じ形で固定しておきます。
送信前に整える
選考中のメールは、文面そのものが評価の材料になることがあります。丁寧に書こうとして敬語が重なったり、逆に社内向けの砕けた言い回しが残ったりしやすい場面です。
送る前に、書いた本文を敬語変換に通して、敬語の重なりや不自然な言い回しを整えます。次に文章校正で誤字脱字を確認します。会社名・担当者名・日付・曜日は、届いたメールと突き合わせて自分の目で確認してください。日付と曜日のずれは、ツールでは見つかりません。
日程が決まったら、面接対策に経歴と応募先を入れて、想定質問を出しておくと、当日までの準備が進めやすくなります。面接が終わったあとの内定の連絡への返信は、内定連絡メールへの返信にまとめています。
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よくある質問
- Q. 面接日程の返信は、どのくらいの早さで返すのがよいですか？
- A. 決まった基準はありません。候補日は他の応募者にも出されていることがあるので、当日中か翌営業日までに返すと、希望の枠を取りやすくなります。決められないときは、返事をする日だけ先に送る形が使えます。
- Q. 在職中で平日に休めないとき、候補はどう出しますか？
- A. 3つ前後を目安に、時間の幅を付けて出すと調整しやすくなります。在職中なら、休暇が取れる日と、始業前・終業後に間に合う時間帯を分けて書くと、相手が組みやすくなります。
- Q. オンライン面接の場合、返信で確認することはありますか？
- A. 使うツールと接続URLがいつ届くか、カメラをオンにするか、資料の事前提出があるかを確認しておくと、当日に慌てません。URLが届いていなければ、前日までに確認の1通を送ります。
- Q. 面接を辞退したいときも、同じ形で返信してよいですか？
- A. 日程の相談に答える形ではなく、辞退の連絡として別に書きます。理由は「一身上の都合」や「他社での選考の進み具合」で足りることが多く、詳しく書く必要はありません。お礼と辞退の意思、それまでの対応への感謝の3点を短く書きます。