内定連絡メールへの返信｜承諾・保留・条件確認・辞退の例文4本
「選考の結果、内定のご連絡をいたします」というメールが届いてから返信するまでの数日は、転職活動の中でも判断が重い時間です。すぐ承諾したい気持ちと、他社の結果を待ちたい気持ち、条件を確かめたい気持ちが同時にあり、どれを先に書くかで迷います。この記事は、内定の連絡を受け取った応募者が書く返信を、承諾する、回答を待ってもらう、条件を確認する、辞退する、の4つに分けたものです。返信の文面より先に、回答期限と条件の書面がそろっているかを見るところから始めます。
内定の連絡が届いたら、最初に見る3つ
この3つを見てから文面を考えると、4つのうちどれを書くかがほぼ決まります。条件の書面が届いていなければ、承諾でも辞退でもなく「確認」の返信が先になります。
期限まで日がないときは、承諾か辞退かを決めていなくても、受け取った連絡だけは当日に返します。「内定のご連絡ありがとうございます。○日までに改めてご回答いたします」の1通で足ります。
- 回答の期限。「○日までにご回答ください」の日付と、その日が営業日かどうか
- 条件が書面（またはメール本文）で届いているか。給与・勤務地・入社日・雇用形態・試用期間。口頭だけの項目があれば、確認の対象になる
- 返信先。届いたメールの差出人（人事か、面接官か）に返す。エージェント経由なら、返信はエージェント宛てになる
返信に入れる要素
結論を2番目に置くのは4つとも同じです。保留や辞退のときほど前置きが長くなりがちですが、結論が後ろにあるほど、承諾なのかそうでないのかが読み取りにくくなります。
- 1. 内定への感謝
- 2. 結論（承諾・回答する日・確認したい点・辞退）
- 3. 結論の補足。承諾なら入社日と手続きの確認、保留なら回答する日、確認なら項目、辞退なら短い理由
- 4. 選考で時間を割いてもらったことへのお礼（承諾・辞退のとき）
- 5. 氏名・連絡先
状況ごとの例文
1. 承諾する
○○株式会社 人事部 ○○様
お世話になっております。○○ ○○です。
このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。ご提示いただいた条件を確認のうえ、内定をお受けいたします。
入社日は○月○日（○）で承知いたしました。入社までに提出が必要な書類や手続きがございましたら、お知らせください。
選考を通じて多くのお時間をいただき、ありがとうございました。入社後、一日も早くお役に立てるよう努めます。今後ともよろしくお願いいたします。
○○ ○○
電話：○○-○○○○-○○○○
メール：○○@○○.○○
承諾は、条件を確認した旨を一言入れてから書きます。あとで「聞いていない」となる項目を減らすためです。入社日と提出書類の確認まで同じメールに入れておくと、やり取りが1往復で済みやすくなります。
承諾の返信を送ったあとは、現職への退職の申し出が続きます。退職届の文面は退職届作成で作れます。
2. 回答を待ってもらう（保留）
○○株式会社 人事部 ○○様
お世話になっております。○○ ○○です。
このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮ですが、現在、他社の選考も並行して進めており、○月○日（○）に出る予定です。すべての結果を踏まえて慎重に判断したく、ご回答を○月○日（○）までお待ちいただくことは可能でしょうか。
身勝手なお願いとなり申し訳ございません。ご検討いただけますと幸いです。
○○ ○○
電話：○○-○○○○-○○○○
メール：○○@○○.○○
待ってもらう期間は、日付を1つ書いて頼みます。「もう少し」では相手が判断できません。他社の選考を理由に書くかどうかは人によって分かれます。書かない場合は、家族との相談など、事実に沿った別の理由に置き換えます。
待ってもらえるかどうかは会社の採用計画によるので、断られることも想定して、期限は短めに出します。
3. 条件を確認してから決めたい
○○株式会社 人事部 ○○様
お世話になっております。○○ ○○です。
このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
お返事を差し上げる前に、下記の点を確認させてください。
・給与：通知書に記載の金額の内訳（基本給と手当の区分）と、面接時に伺った金額との対応
・勤務地：入社後の配属先と、転勤の可能性
・入社日：現職の引き継ぎの都合で、○月○日（○）以降を希望しております。調整は可能でしょうか
お忙しいところ恐縮ですが、ご回答をいただいたうえで、○月○日（○）までにお返事いたします。よろしくお願いいたします。
○○ ○○
電話：○○-○○○○-○○○○
メール：○○@○○.○○
条件の確認は、承諾の前に済ませます。承諾したあとに条件の相談をすると、話が戻りにくくなります。聞く項目は箇条書きにして、回答をもらったら何日で決めるかも書いておくと、相手が期限を組み直しやすくなります。
給与の交渉そのものを持ち出すかどうかは、提示額と自分の希望を見て判断する話なので、この記事では扱いません。
4. 辞退する
○○株式会社 人事部 ○○様
お世話になっております。○○ ○○です。
このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
大変申し上げにくいのですが、慎重に検討した結果、今回の内定を辞退したく、ご連絡いたしました。
貴社の皆様には、選考の過程で多くのお時間を割いていただきました。このような結果となり、誠に申し訳ございません。
末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
○○ ○○
電話：○○-○○○○-○○○○
メール：○○@○○.○○
理由は書かなくても成り立ちますが、聞かれることもあります。「他社からの内定を受けることにした」「現職に残ることにした」など、事実を1文で書ける範囲に留めます。
辞退の連絡は、決めた日のうちに送ります。相手は他の候補者への連絡を止めて待っていることがあるためです。電話を先に入れるかは、下の「メールと電話、どちらで返すか」に書きました。
迷いやすいところ
承諾したあとに辞退したくなった
承諾のあとの辞退は、できるかどうかより、相手の採用計画を止める点が問題になります。承諾の前に条件と気持ちの確認を済ませるのは、この事態を避けるためです。どうしても辞退する場合は、メールだけで済ませず、電話で先に伝える形が使われます。
返信の期限を過ぎてしまった
期限を過ぎていても、放置せずに送ります。遅れた理由を長く書くより、遅れたことへの一言と結論を先に書きます。内定がまだ有効かどうかは、送ってみなければ分かりません。
メールと電話、どちらで返すか
内定の連絡がメールで届いたなら、メールで返す形で成り立ちます。辞退や、期限を大きく超える保留のお願いは、電話で先に伝えてからメールで残すと、相手に届いたかどうかの不安が減ります。
エージェント経由の内定
エージェント経由の応募では、内定の連絡も条件の相談もエージェントが間に入ることがあります。承諾・保留・辞退のどれも、企業に直接送る前にエージェントに伝えます。エージェントが企業への連絡を担当している場合、応募者から企業に直接送ると、話が二重になることがあります。
送る前に読み返す2点
内定への返信は、相手の会社で人事から現場の責任者まで回覧されることがあります。1点目は敬語の重なりです。丁寧にしようとして敬語が重なった言い回しを、敬語変換に通して整えます。
2点目は、日付と金額です。入社日、回答の期限、条件の金額は、届いたメールや通知書と突き合わせます。文章校正は誤字脱字を指摘しますが、数字が元の書類と合っているかは見ていません。そこは自分で照合します。
保留や辞退で他社の選考を続ける人は、次の応募に向けて職務経歴書を更新しておくと、この先の選考が進めやすくなります。職務経歴書作成に今回の経験を足して作り直せます。
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よくある質問
- Q. 内定の返信は、いつまでにするのがよいですか？
- A. 期限が書かれていれば、その日より前です。書かれていなければ、受け取った連絡だけ当日に返し、結論は数日以内に出す形が使えます。会社によって待てる期間は違うので、迷ったら期限を聞きます。
- Q. 承諾のメールを送れば、内定承諾書は不要ですか？
- A. 会社によります。メールでの承諾のほかに、内定承諾書や誓約書の提出を求める会社もあります。承諾のメールで「必要な書類があればお知らせください」と書いておくと、こちらから聞き直す手間が省けます。
- Q. 保留のお願いは、何日くらいまで待ってもらえますか？
- A. 会社の採用計画によるので、一律には言えません。1週間ほどなら受け入れられることもあれば、期限を動かせない会社もあります。頼むときは日付を1つに絞り、それを過ぎない形で答えます。
- Q. 辞退の理由を聞かれたら、どこまで答えればよいですか？
- A. 事実の範囲で、1文で答えられる程度に留めます。他社の社名や条件の細かい数字までは書かなくても成り立ちます。答えにくいときは「総合的に判断した」までに留める形もあります。