スカウトメールへの返信｜話を聞く・断る・情報だけ受け取るときの書き方
転職サイトに登録してしばらくすると、「ご経歴を拝見し、ぜひ一度お話ししたく」というメールが届きます。企業の採用担当から直接来るものと、エージェント（人材紹介会社）から来るものがあり、どちらも返信するかどうかから迷います。全部に返そうとすると続かないので、返すと決めたものにだけ、短く返す形で足ります。返し方は4通りです。話を聞く、情報だけ受け取る、断る、日程を出す。それぞれに例文を置きました。返信するかどうかの判断から書いています。
スカウトは誰から来ているか
差出人で、返信の宛先と中身が変わります。企業の採用担当から直接届くものは、その会社の求人に対する声かけです。返信すれば、そのまま企業とのやり取りになります。
エージェントから届くものは、エージェントが持っている求人（社名が伏せられていることもあります）への声かけです。返信すると、多くの場合はまずエージェントとの面談があり、企業の選考はその後になります。
同じ文面が多くの登録者に送られているスカウトもあります。本文に自分の経歴への言及が1つもなければ、その可能性があります。返すかどうかは、本文の書きぶりより求人の中身で決めます。
返信するか決める3つの目安
1つ目でずれていれば、断りの返信か、返さない選択になります。2つ目に当てはまるなら、今は動かないと伝えたうえで情報だけ受け取る返信が使えます。3つ目は、話を聞くと返したあとに止まってしまうことを防ぐための確認です。
- 求人の条件（職種・勤務地・年収の目安）のうち、譲れない項目と明らかにずれていないか
- 今すぐ動く気がなくても、その会社や業界の情報を持っておきたいか
- 返信したあとに、面談や書類の提出に使える時間があるか
返信に入れる要素
4を入れるのは、相手がその後の連絡の頻度や中身を決めやすくするためです。在職中で日中の電話を避けてほしいときも、ここで書きます。
- 1. 連絡へのお礼（読んだこと、経歴を見てもらったことへの一言）
- 2. 結論。話を聞きたい、今は動かない、条件が合わない、のどれか
- 3. 結論に応じた次の一手。話を聞くなら面談できる日時、動かないなら情報の受け取り方、断るなら短い理由
- 4. 現在の状況の一言（在職中・転職活動中・情報収集中）
- 5. 氏名と連絡先
4つの返し方と例文
1. 話を聞いてみる
○○株式会社 ○○様
はじめまして。○○ ○○と申します。
このたびはスカウトのご連絡をいただき、ありがとうございます。ご紹介いただいた○○のポジションについて、詳しくお話を伺いたく、ご連絡いたしました。
現在は在職中のため、面談は平日18時以降、または土曜日であれば調整できます。オンラインでの面談も可能です。
ご都合のよい日時をいくつかお知らせいただけますと助かります。よろしくお願いいたします。
○○ ○○
電話：○○-○○○○-○○○○
メール：○○@○○.○○
興味があると伝えるだけで止めず、面談できる時間帯まで書くと、次の返信で日程が決まりやすくなります。まだ応募を決めていない段階なら「まずは情報として伺いたい」と書いておくと、選考の話を急がない形で進めやすくなります。
2. 今は動かないが、情報は受け取りたい
○○株式会社 ○○様
はじめまして。○○ ○○と申します。
このたびはスカウトのご連絡をいただき、ありがとうございます。○○のポジション、興味深く拝見しました。
ただ、現在、担当している業務が区切りを迎えておらず、すぐに転職活動を始める予定はございません。
○○の分野の求人には今後も関心がありますので、差し支えなければ、同様のポジションが出た際に情報をいただけますと幸いです。時期が来ましたら、こちらからもご連絡いたします。
よろしくお願いいたします。
○○ ○○
電話：○○-○○○○-○○○○
メール：○○@○○.○○
動かない理由は「現職の区切りがついていない」程度で足ります。情報だけ欲しいと書くことに気が引ける人もいますが、エージェント側では、時期が来たときの候補者として扱われることがあります。
3. 条件が合わないので断る
○○株式会社 ○○様
はじめまして。○○ ○○と申します。
このたびはスカウトのご連絡をいただき、ありがとうございます。
ご紹介いただいたポジションを検討いたしましたが、勤務地について○○での勤務を希望しており、今回のポジションとは条件が合わないため、今回は応募を見送ることにいたしました。
上記の条件に合う求人がございましたら、改めてご案内いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
○○ ○○
電話：○○-○○○○-○○○○
メール：○○@○○.○○
合わない条件を1つ書いておくと、相手は次に紹介する求人を絞れます。何も書かずに断ると、同じ条件のスカウトがまた届くことがあります。条件を書きたくない場合は、「今回は見送ります」だけの返信でも成り立ちます。
4. 面談の日程を出す（相手から候補を求められたとき）
○○株式会社 ○○様
お世話になっております。○○ ○○です。
面談のご提案をいただき、ありがとうございます。下記のいずれかでお願いできますと幸いです。
・○月○日（○）19時〜20時
・○月○日（○）18時30分以降
・○月○日（○）10時〜12時
いずれもオンラインを希望しております。上記で難しい場合は、改めて候補をいただけますと助かります。
よろしくお願いいたします。
○○ ○○
電話：○○-○○○○-○○○○
メール：○○@○○.○○
候補は3つ、時間の幅を付けて出します。オンラインか対面かの希望も同じメールに書いておくと、相手が会議のURLを用意するか会場を押さえるかを決められます。
エージェントとの面談は、企業の選考ではなく希望条件の整理が中心になることがあります。職務経歴書の最新版を面談までに用意しておくと、話を進めやすくなります。職務経歴書作成で、経歴と実績を入れて下書きを作れます。面談のあとに選考へ進み、企業から面接の候補日が届いたときの返信は、面接日程の連絡メールへの返信にまとめています。
返し方で損をしやすいところ
全部に丁寧に返そうとして、どれにも返せなくなる
スカウトは同時に何通も届くことがあります。返す基準を先に決めて、基準に合うものだけ返します。返さないことを気にする人もいますが、一斉送信のスカウトに返信がないのは、送る側も織り込んでいることがあります。
興味があると返したのに、経歴の情報を出さない
話を聞くと返したあと、相手から職務経歴書を求められることがあります。転職サイトの登録情報が古いままだと、そこでやり取りが止まりやすくなります。返信の前に、登録している経歴の更新日を確認します。
在職中なのに、電話に出られる時間帯を書かない
エージェントからの連絡が電話で来ることがあります。日中に出られないなら、その旨と、出られる時間帯を署名の近くに書いておきます。
断りの返信で、相手の求人や会社を評価する
「年収が低い」「勤務地が不便」のような書き方は、相手に残ることがあります。合わない条件は、自分の希望として書きます（「○○での勤務を希望しているため」）。
送る前に
相手が最初に読む、本人がその場で書いた文章です。転職サイトのメッセージ画面から返す場合も、メールと同じ扱いで読まれることがあります。
書いたら敬語変換に通して、砕けすぎた言い回しと、逆に硬すぎる定型を整えます。そのあと文章校正で誤字脱字を見ます。相手の会社名と担当者名は、スカウトの本文からそのまま写して、自分で見比べます。
話を聞くと決めたら、面談までに職務経歴書作成で経歴を最新の状態にしておきます。相手から求められてから作り始めるより、面談で話す材料が手元にそろいます。
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よくある質問
- Q. スカウトメールには、全部返信したほうがよいですか？
- A. 返す基準を決めて、合うものだけで足ります。企業の担当者が経歴を読んで個別に書いたと分かるスカウトは、断る場合でも一言返しておくと、後で別の求人で声がかかることがあります。
- Q. 転職サイトのメッセージ機能で返す場合も、メールと同じ書き方ですか？
- A. 宛名と署名はサイト側で表示されることがあるので、その分は省いて構いません。本文の要素（お礼・結論・次の一手・現在の状況）は同じです。
- Q. エージェントからのスカウトで、社名が伏せられているときはどうしますか？
- A. 面談の前に社名を教えてもらえるかどうかは、エージェントによります。話を聞く返信の中で「お教えいただけますと幸いです」と一言添えると、面談前に判断できることがあります。教えられない場合は、面談で聞く形になります。
- Q. 一度断ったエージェントから、また連絡が来たらどうしますか？
- A. 条件が変わっていなければ、前回と同じ理由で短く返すか、返さない選択もあります。条件が変わって興味が出たなら、前回断ったことに触れずに、話を聞く返信をして構いません。